GTD时间管理 | 高效能人士的工作习惯

大家有没有感觉到，自己每天总是忙忙忙，生活节奏很快，工作方面任务总是做不完？

甚至上年纪了，有时候还会把最重要的事情给忘记、或者将任务截止时间忘记？

前段时间网络上，还流行了罗的时间管理、项的65页PPT。

其他方面我们不做评论和学习，但是在时间管理的工作应用方面，这段时间我自己也在思考，如何能够成为高效能人士。

其实，我们的工作效率低下，很多时候源自脑袋里想的东西太多，或者会遇到突发性临时任务等。大脑在做一件事情的时候容易分心想到其他的事情。

所以我们需要做的第一件事情，就是想有没有办法：将脑袋里想到的所有的事情清空，释放大脑的内存？而我们从工作到娱乐，只需要保持专注和享受即可。

答案是有的，今天分享个有趣的或许能受益终身的时间管理方法论——GTD时间管理。

一、GTD是什么

(参考资料：http://blog.doit.im/post/339-ti-gao-xiao-lv.html)

GTD就是 Get things done的缩写，其作用主要是：释放大脑内存，免收干扰，能够心神集中。

GTD主要包含了五个步骤：1.收集 2.处理 3. 整理 4.回顾 5.执行。

其中1,2,3步骤流程如下：

1.收集——将信息存储到收集箱(inbox)中

将需要消耗大脑内存的事，全都存到大脑外。在GTD里面也叫inbox—收件箱(待整理)。

这些需要存储的信息可以是

• 想要完成的事(ps：比如工作或生活中要完成的事)
• 心中某个想法(ps：比如灵机一动)
• 突然看到的一些参考资料(ps：比如一些方案支撑资料)
• 又或其他没啥意义的事。

注意事项

• 收集时没必要太在意分类和重要性。也就是说，在这个阶段，要提防想对信息进行加工处理的欲望，不要因此浪费时间，只管存即可。
• 应该存到大脑之外。
• 存的地方尽量集中在一起。

2. 处理

加工处理，判断收件箱中的每条信息的实质和具体内容。判断流程如下：

是否需要行动?

   -> 不需要行动，这里大致会有3类。

        A. 垃圾，即这条信息进行无效处理。

        B. 可能会做，将此类信息标记。

        C. 参考资料(比如一些灵感)，将此类信息标记。

    -> 需要行动

判断"该事项是否需要多步骤？"    ->  Yes, 做出计划[目标，每一阶段内容，时间],以便回顾时备查。将其标记。    ->  No，即单步骤事项。则需判断"这个事项是否可以2分钟完成？"         ->  Yes，那马上完成。          ->  No，判断"是否是自己做？"               ->  Yes,，判断"是否有具体日程安排？"                    ->  Yes,，安排上时间，标记。                     ->  No,没有明确的时间，标记。              ->  No，交由别人做，标记。

最后得到7类清单

1. 将来/也许：有大概的想法，但是可做可不做。
2. 日程表(工作待办)：单步骤&待办事项&有确切时间的任务。
3. 下一步行动：单步骤&待办事项&无明确时间的任务。
4. 项目清单：多步骤&事情较为重要的任务。
5. 等待清单：需要别人做的任务。
6. 参考资料(工作)：辅助资料/灵感，工作场合。
7. 参考资料(其他)：辅助资料/灵感，非工作类。

    

3. 整理

将处理后，整理每一项行动的属性。

属性可以包括：

• 开始时间/截止时间
• 重复策略(每日重复、每周重复等)
• 提醒时间
• 所属项目
• 所属情境：有些行动是需要在特定的情境下才能做。如：办公室，车上，睡前，饭后……
• 其他标签

这样整理后，每一项行动将落实到具体的时间节点及情境，可执行性将提高。

同时也可以通过属性快捷查询到符合当前环境的行动。

4. 回顾

回顾的目的：清楚了解目前所有的任务。

回顾最主要的两部分：【每日回顾】&【每周回顾】。

【每日回顾】又分为两部分：计划处理&当日回顾

每日计划：对计划中当日需处理的任务做处理，主要有3个步骤

1. 任务判断：是否有任务不再需要做了，有就删除；是否有任务是已经提前完成的，有就勾选完成；是否有任务是需要转交别人的，有就转交；是否有任务有改动(比如：任务变为多步骤，需要当做项目处理)，有就编辑。

2. 时间预估：将今日每一件任务所需的执行时间给预估出来。

3. 计划优化：预估好时间后，根据实际情况，如果任务太多，则将该任务转移到明日或其他时间；如果任务太少，则可以考虑[从下一步行动]列表提取任务加入计划。

当日回顾：当天即将结束时，检查今日任务是否都已完成，与预期差多少，是什么原因导致了这些误差。

【每周回顾】：主要目的是将所有任务检查完

1. 将收集箱(inbox)处理完毕( 处理-> 整理)

2. 更新任务清单：

• [下一步行动]清单
• [日程表/工作待办]清单
• [等待]清单
• [项目]清单
• [也许/将来]清单

5. 执行

执行前，肯定需要选择任务。如何选择当前任务，凭直觉。

直觉也许有点玄，但可以通过三个方面去提升直觉的正确性：

1. 确定某一时刻具体行动的四重标准

2. 确定日常工作的三种分类

3. 判断事情重要性的总体检视6层次法

四重标准：[情境][时间][精力][优先级]

情境的话，主要是指任务情境。在不同的情境所能做都任务是不一样的，比如：办公室，车上。

优先级：重要性，紧急性四象限判断法

任务的三种分类:[计划性][突发性][灵活性]

原则上先完成计划性的任务。

突发性的任务最容易导致GTD崩溃，导致计划大量堆积，原因是我们常常将突发性的任务当做最重要的任务处理。在突发性任务来临时，判断以下信息：

1. 突发性任务是否更重要，能否可以不用自己做或推迟做改日做？

3. 快速浏览安排任务，是否有可以推迟的任务？

3. 突发性任务预估时间大概多少？

若判断结果为需要立即处理后，则调整其他执行任务的安排(包括日期和优先级)

判断事情重要性的总体检视6层次法(我看不懂就不BB了)

二、ZTD又是什么?

ZTD(Zen to do)，译为”轻松搞定”，介绍上描述为：是基于GTD系统设定的一套更加效率的系统。

在这里就再提及一下GTD。

GTD5个步骤中，每个步骤都需要作出较大的改变，若想同时做到，在实际运用过程中会遇到较大的困难，很可能以失败告终。如：

• 收集：你需要养成随时收集信息的习惯，在大脑忘记他之前，得尽快记录下来。
• 处理：得尽快处理完(立即完成，删除，委派，归档，排期，加入待办事项)最近一段时间记录下来的信息。
• 整理：得挨个将任务添加属性(情境，时间，归属项目，提醒时间，其他标签，如优先级)
• 回顾：每周回顾，每日回顾中，其实也穿插了[处理][整理的]的操作
• 执行：执行前选择合适(优先级判断)的任务，然后执行过程中遇到突发情况时的处理原则。

而ZTD与其说是一套系统，不如说是给我们提供了一套时间管理的方法组件，让我们自由组合，得到合适自己的时间管理系统。以下是ZTD提供的10个方法(习惯)组件：

1. 收集：随时随地地记录。
2. 处理：处理(立即完成，删除，委派，归档，排期，加入代办事项)收集到的东西，不拖延。
3. 计划：设定每天、每周的要事。
4. 行动：在无干扰的状态下，一次完成一项任务。
5. 建立清单系统：持有简单、可信任的清单，每日检查。
6. 整理：将未整理的东西整理到一个指定的初始地方，然后再各归其位。
7. 回顾：每周回顾清单系统和目标。
8. 简化：减少目标和任务，留存精华。
9. 惯例：设定自己的惯例，比如晨跑，晨读等。
10. 找到热情：找到工作中的热情。

看完之后的第一感觉，大概就是换瓶不换水，和GTD讲的东西差不多。这里得说两点，：

1. ZTD里面更为具体，对每一步如何养成习惯有更详细的描述。如：简化这个习惯中，甚至提出“减少输出的方式之一就是减少输入”，有种醍醐灌顶的感觉。信息时代每个人的信息输入渠道实在是太多太多了。
2. ZTD更强调集中精力做重要的事，简化删除任务。
3. ZTD提倡：一次集中改变一个习惯，从而慢慢健全时间管理系统。如：在原有基础上，先只多收集的习惯，然后再加入处理习惯。当然ZTD也直接给出了一个简易版的时间管理系统，只包含了4个习惯：收集，处理，计划，行动。

结尾

之前我使用的是Microsoft To Do.或者钉钉OA进行工作任务管理，Microsoft  Onenote/Notion进行知识管理。

但后来因为项目越来越多且繁杂、个人成长等，产生了其他的需求，比如将任务与知识笔记进行关联、更好的多端开展信息收集、知识库管理、工作台等需求。

后来改用印象笔记了。这里仅做推荐。

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