GTD时间管理 | 高效能人士的工作习惯

 

大家有没有感觉到,自己每天总是忙忙忙,生活节奏很快,工作方面任务总是做不完?

 

甚至上年纪了,有时候还会把最重要的事情给忘记、或者将任务截止时间忘记?

 

前段时间网络上,还流行了罗的时间管理、项的65页PPT。

 

其他方面我们不做评论和学习,但是在时间管理的工作应用方面,这段时间我自己也在思考,如何能够成为高效能人士。

 

其实,我们的工作效率低下,很多时候源自脑袋里想的东西太多,或者会遇到突发性临时任务等。大脑在做一件事情的时候容易分心想到其他的事情。

 

所以我们需要做的第一件事情,就是想有没有办法:将脑袋里想到的所有的事情清空,释放大脑的内存?而我们从工作到娱乐,只需要保持专注和享受即可。

 

答案是有的,今天分享个有趣的或许能受益终身的时间管理方法论——GTD时间管理。

 

一、GTD是什么


(参考资料:http://blog.doit.im/post/339-ti-gao-xiao-lv.html)

 

GTD就是 Get things done的缩写,其作用主要是:释放大脑内存,免收干扰,能够心神集中。

 

GTD主要包含了五个步骤1.收集 2.处理 3. 整理 4.回顾 5.执行。

其中1,2,3步骤流程如下:

GTD时间管理 | 高效能人士的工作习惯

 

1.收集——将信息存储到收集箱(inbox)中

将需要消耗大脑内存的事,全都存到大脑外。在GTD里面也叫inbox—收件箱(待整理)。

这些需要存储的信息可以是

  • 想要完成的事(ps:比如工作或生活中要完成的事)
  • 心中某个想法(ps:比如灵机一动)
  • 突然看到的一些参考资料(ps:比如一些方案支撑资料)
  • 又或其他没啥意义的事。

注意事项

  • 收集时没必要太在意分类和重要性。也就是说,在这个阶段,要提防想对信息进行加工处理的欲望,不要因此浪费时间,只管存即可
  • 应该存到大脑之外。
  • 存的地方尽量集中在一起。

 

 

2. 处理


加工处理,判断收件箱中的每条信息的实质和具体内容。判断流程如下:

是否需要行动?

   -> 不需要行动,这里大致会有3类。

        A. 垃圾,即这条信息进行无效处理。

        B. 可能会做,将此类信息标记。

        C. 参考资料(比如一些灵感),将此类信息标记。

    -> 需要行动

判断"该事项是否需要多步骤?"    ->  Yes, 做出计划[目标,每一阶段内容,时间],以便回顾时备查。将其标记。    ->  No,即单步骤事项。则需判断"这个事项是否可以2分钟完成?"         ->  Yes,那马上完成。          ->  No,判断"是否是自己做?"               ->  Yes,,判断"是否有具体日程安排?"                    ->  Yes,,安排上时间,标记。                     ->  No,没有明确的时间,标记。              ->  No,交由别人做,标记。

 

最后得到7类清单

  1. 将来/也许:有大概的想法,但是可做可不做。
  2. 日程表(工作待办):单步骤&待办事项&有确切时间的任务。
  3. 下一步行动:单步骤&待办事项&无明确时间的任务。
  4. 项目清单:多步骤&事情较为重要的任务。
  5. 等待清单:需要别人做的任务。
  6. 参考资料(工作):辅助资料/灵感,工作场合。
  7. 参考资料(其他):辅助资料/灵感,非工作类。

     

3. 整理


将处理后,整理每一项行动的属性。

属性可以包括:

  • 开始时间/截止时间
  • 重复策略(每日重复、每周重复等)
  • 提醒时间
  • 所属项目
  • 所属情境:有些行动是需要在特定的情境下才能做。如:办公室,车上,睡前,饭后……
  • 其他标签

这样整理后,每一项行动将落实到具体的时间节点及情境,可执行性将提高。

同时也可以通过属性快捷查询到符合当前环境的行动。

 

4. 回顾


回顾的目的:清楚了解目前所有的任务。

回顾最主要的两部分:【每日回顾】&【每周回顾】

 

【每日回顾】又分为两部分:计划处理&当日回顾

每日计划对计划中当日需处理的任务做处理,主要有3个步骤

1. 任务判断:是否有任务不再需要做了,有就删除;是否有任务是已经提前完成的,有就勾选完成;是否有任务是需要转交别人的,有就转交;是否有任务有改动(比如:任务变为多步骤,需要当做项目处理),有就编辑

2. 时间预估:将今日每一件任务所需的执行时间给预估出来。

3. 计划优化:预估好时间后,根据实际情况,如果任务太多,则将该任务转移到明日或其他时间;如果任务太少,则可以考虑[从下一步行动]列表提取任务加入计划。

 

当日回顾:当天即将结束时,检查今日任务是否都已完成,与预期差多少,是什么原因导致了这些误差。

 

【每周回顾】:主要目的是将所有任务检查完

1. 将收集箱(inbox)处理完毕( 处理-> 整理)

2. 更新任务清单:

  • [下一步行动]清单
  • [日程表/工作待办]清单
  • [等待]清单
  • [项目]清单
  • [也许/将来]清单

 

5. 执行


执行前,肯定需要选择任务。如何选择当前任务,凭直觉。

直觉也许有点玄,但可以通过三个方面去提升直觉的正确性:

 

1. 确定某一时刻具体行动的四重标准

2. 确定日常工作的三种分类

3. 判断事情重要性的总体检视6层次法

 

四重标准:[情境][时间][精力][优先级]

情境的话,主要是指任务情境。在不同的情境所能做都任务是不一样的,比如:办公室,车上。

优先级:重要性,紧急性四象限判断法

任务的三种分类:[计划性][突发性][灵活性]

原则上先完成计划性的任务。

突发性的任务最容易导致GTD崩溃,导致计划大量堆积,原因是我们常常将突发性的任务当做最重要的任务处理。在突发性任务来临时,判断以下信息:

1. 突发性任务是否更重要,能否可以不用自己做或推迟做改日做?

3. 快速浏览安排任务,是否有可以推迟的任务?

3. 突发性任务预估时间大概多少?

若判断结果为需要立即处理后,则调整其他执行任务的安排(包括日期和优先级)

判断事情重要性的总体检视6层次法(我看不懂就不BB了)

 


二、ZTD又是什么?


 

ZTD(Zen to do),译为”轻松搞定”,介绍上描述为:是基于GTD系统设定的一套更加效率的系统。

在这里就再提及一下GTD。

GTD5个步骤中,每个步骤都需要作出较大的改变,若想同时做到,在实际运用过程中会遇到较大的困难,很可能以失败告终。如:

  • 收集:你需要养成随时收集信息的习惯,在大脑忘记他之前,得尽快记录下来。
  • 处理:得尽快处理完(立即完成,删除,委派,归档,排期,加入待办事项)最近一段时间记录下来的信息。
  • 整理:得挨个将任务添加属性(情境,时间,归属项目,提醒时间,其他标签,如优先级)
  • 回顾:每周回顾,每日回顾中,其实也穿插了[处理][整理的]的操作
  • 执行:执行前选择合适(优先级判断)的任务,然后执行过程中遇到突发情况时的处理原则。

 

而ZTD与其说是一套系统,不如说是给我们提供了一套时间管理的方法组件,让我们自由组合,得到合适自己的时间管理系统。以下是ZTD提供的10个方法(习惯)组件:

  1. 收集:随时随地地记录。
  2. 处理:处理(立即完成,删除,委派,归档,排期,加入代办事项)收集到的东西,不拖延。
  3. 计划:设定每天、每周的要事。
  4. 行动:在无干扰的状态下,一次完成一项任务。
  5. 建立清单系统:持有简单、可信任的清单,每日检查。
  6. 整理:将未整理的东西整理到一个指定的初始地方,然后再各归其位。
  7. 回顾:每周回顾清单系统和目标。
  8. 简化:减少目标和任务,留存精华。
  9. 惯例:设定自己的惯例,比如晨跑,晨读等。
  10. 找到热情:找到工作中的热情。

 

 

看完之后的第一感觉,大概就是换瓶不换水,和GTD讲的东西差不多。这里得说两点,:

  1. ZTD里面更为具体,对每一步如何养成习惯有更详细的描述。如:简化这个习惯中,甚至提出“减少输出的方式之一就是减少输入”,有种醍醐灌顶的感觉。信息时代每个人的信息输入渠道实在是太多太多了。
  2. ZTD更强调集中精力做重要的事,简化删除任务。
  3. ZTD提倡:一次集中改变一个习惯,从而慢慢健全时间管理系统。如:在原有基础上,先只多收集的习惯,然后再加入处理习惯。当然ZTD也直接给出了一个简易版的时间管理系统,只包含了4个习惯:收集,处理,计划,行动

 

结尾


 

之前我使用的是Microsoft To Do.或者钉钉OA进行工作任务管理,Microsoft  Onenote/Notion进行知识管理。

 

但后来因为项目越来越多且繁杂、个人成长等,产生了其他的需求,比如将任务与知识笔记进行关联、更好的多端开展信息收集、知识库管理、工作台等需求。

 

后来改用印象笔记了。这里仅做推荐。

 

You can do something more valuable with your time.

 

本网站文章皆为作者授权。发布者:跨境男孩,转载请注明出处:https://ruofanseo.com/gtd-time-management/

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